El software GSP gestión servicios público de Solsoft SRL para Cooperativas, es una aplicación informática diseñada para agilizar la gestión administrativa de las Cooperativas de obras y servicios público del movimiento cooperativista argentino. Su diseño modular y configurable según la necesidad del cliente brinda una solución integral de software a la problemática de la especificidad y especialización del sector de servicio público.
Existen módulos y funciones que están implementadas en todas las aplicaciones por su similitud de procesamiento de datos como es por ejemplo el módulo de facturación, registros contables, subdiarios, estadísticas, conceptos de liquidación y bases de datos.
Una vasta experiencia en desarrollo de sistemas informáticos, le garantizan, que no hay información que no se pueda obtener, control que no pueda realizar, ni costo que no pueda optimizar, todos esto que decimos lo avalan 25 años de trayectoria al servicio de las Cooperativas.
GSP es un sistema totalmente integrado desde su movimiento inicial que es el registro de consumos de los servicios por parte de los usuarios hasta llegar a su registración contable. Está pensado y planificado para resolver de manera eficiente todas las operaciones que pueda tener una Cooperativa con sus asociados esto ha hecho a través del tiempo que se constituya en una herramienta confiable para una vasta cartera de clientes en varias provincias del país.
Administración de consumos: los registros de consumos de cualquier servicio que el usuario tiene ante un servicio público se da de distintas formas según el servicio en cuestión por ejemplo si tomamos el consumo de telefonía debemos procesar el archivo que nos provee la central telefónica de la empresa ya sea por soporte magnético o vía red (interfaz de comunicación con distintas Centrales Telefónicas), si hablamos del consumo de medidores de agua o energía los podemos obtener de varias formas (maquinas toma estado, lectura por MODEM o en forma manual). Una vez ingresado los estados estos son chequeados y dejados ya en condición de ser facturados.
Las mediciones con máquinas toma estado son organizadas por ruta y secuencia de modo que la persona que los opera tenga una fácil ubicación de los medidores, el software instalado permite verificar cantidad de dígitos del medidor, comparar consumo ingresado con el consumo promedio, en el caso de grandes consumidores se puede tomar el estado en pico, valle, resto, demanda en punta, demanda fuera de punta y reactiva.
Una novedosa forma de ingresar estado es por medio de una página web directamente a las bases de datos de la Cooperativa método que Solsoft ya tiene en uso.
Facturación: Este es el proceso que genera la factura del usuario por el consumo del servicio, la misma está generada por distintos conceptos de liquidación que nacen del consumo o del abono que esté cargado en la categoría del usuario o del los concepto que se le cargaron al usuario en forma particular como cobranza por cuenta de terceros (bomberos, hospital, etc.), planes de pago por facturación de materiales, refinanciaciones de deuda o obras públicas. Las facturas son emitidas con distintas configuraciones de código de barra según la necesidad de cobranza ya sea en la Cooperativa o por otras entidades como bancos, mutuales, empresas de cobranza como red link, Banelco, etc.
Sabemos que en la Cooperativas se realizan grandes emisiones de facturas de uno o varios servicios juntos de modo que el sistema contempla distintas formas de emisiones para su reparto, se puede emitir ordenadas por usuario, alfabético, ruta y secuencia de reparto, por domicilio, por repartidor y a su vez por ruta y secuencia de cada repartidor o emitidas por entidades de cobro.
Estadísticas y subdiarios: Una vez finalizada la facturación queda a disposición una gran cantidad de información que se podrá emitir y utilizar de distintas formas como ser en estadísticas para monitorear consumos y montos, totales por conceptos de liquidación, totales por categorías, planillas para liquidación de impuestos y declaraciones juradas para el pago del IVA, emisión de libro de IVA ventas, emisión de subdiarios de facturación, factura electrónica si estuviesen alcanzados, pasaje en forma manual o automática de los asientos al módulo de contabilidad general, cuentas corrientes y facturación histórica de comprobantes.
Es preciso aclara que la información generada por el proceso de facturación histórica de comprobantes da al cliente la posibilidad de desarrollar estadísticas y reportes propios y por personal idóneo en la empresa ya que las bases de datos son totalmente amigables a conexiones ODBC para la manipulación de datos.
Este modulo es el encargado de gestionar todo lo relacionado con los registro de deuda y cobranza a público, la cobranza de comprobantes tiene varias formas de implementarse según las necesidades de la empresa, una de ellas es la cobranza directa al público o sea la concurrencia del usuario a la Cooperativa, la cobranza también puede ser hecha por entidades bancarias o mutuales las cuales hacen rendiciones diarias y son ingresadas a los archivos de la Cooperativa mediante lecturas ópticas para evitar errores de tipeo, otra opción de cobranza es la de cobradores ambulantes con liquidación de comisiones por cobranza, también se puede cobrar las facturas mediante oficinas de pagos fácil, red link, red Banelco (esto es mediante envío y recepción de archivos de texto configurados según la empresa que trabaje la Cooperativa), etc.
La gestión créditos y cobranza tiene los elementos necesarios para realizar un excautivo seguimiento de deudores a través el generador de cartas de reclamos y el paso de deuda por distintas tipos de instancias de deuda hasta llegar a la gestión de deudores incobrables como último recurso. Los registros de deuda pueden ser reportados por usuarios, servicio, vencimientos, CUIC (Código único de identificación en la Cooperativa) en forma detalladas comprobantes por comprobantes o totalizada.
Es importante decir que toda esta información puede estar al alcance del usuario a través de una página WEB que se instala en la Cooperativa y que tendrá un ingreso restringido mediante registro de cuenta y contraseñas.
Análisis de conceptos y estadísticas de facturación:Permite reportar estadísticas de distintos tipos y necesidades como la emisión de listados para la rendición de conceptos que son pagados por lo facturado o por lo percibido en el mes, también emitir reportes estadísticos con los montos facturados por período, por concepto dando porcentajes de lo pagado y de lo adeudado.
Estadísticas de facturación por categoría, consumos, códigos de liquidación por período o bimestre para manejo de información, liquidación de impuestos, pago de cobranza de terceros, información a entes reguladores u organismos estatales.
Administración de bases de datos:Es el modulo encargado de almacenar toda la información de los usuarios de la Cooperativa clasificada y distribuida en distintos archivos como ABM de Usuarios, ABM Socios, ABM de calles, ABM de rutas de reparto y toma estado, lotes de armado de CUIC o sea el responsable de cuenta con todas sus cuentas adheridas. Desde este lugar se cargan todo los datos de un nuevo usuario, una vez actualizado los datos se pueden ingresar los datos perteneciente a los servicios que contrata el mismo, de manera que desde este modulo se puede controlar y modificar e ingresar toda la información de una persona que ingresa como Socio/Usuario a la Cooperativa.
En el sistema se puede configurar la forma de liquidar los servicios en forma individual o agrupados en una misma factura armando grupos de liquidación, uno o varios y desarmándolos en el momento que la Cooperativa lo desee, a su vez cada grupo puede ser configurado con su propio talonario de factura o la numeración puede ser general.
Cada uno de los datos que se ingresan al sistema son cien por ciento manipulables por las personas encargas de usar el sistema. Pero también se cuenta con un sistema de seguridad para que cada uno de los operadores pueda entrar con un nombre de usuario, contraseña y derechos de uso según el punto del sistema.
Esta es una herramienta fundamental para destrabar en muchos casos la falta de pago de usuarios con varios comprobantes pendientes, para realizar cobranza en forma de planes de pago el monto que le corresponde por una obra pública hecha por la Cooperativa como red de agua, viviendas, red de cloacas, pavimento, etc., o simplemente para cobrar en cuotas la venta de algún material o producto vendido al usuario.
Las cuotas de los planes de pago que tenga el usuario podrán ser incluidos dentro de la facturación del servicio que elija o sea que cada vez que se le hace la factura mensual del servicio incluye una cuota del plan o puede ser cobrada por caja si se le han emitido los cupones.
El usuario puede comprar en la Cooperativa algún producto o servicios extra y este puede ser facturado de contado o cobrado en la factura mensual de uno de los servicios o bien optar en ese momento por un plan de pago que se cargara en algún servicio para que le liquide una cuota cada mes de liquidación.
En el ingreso de comprobantes varios también podemos ingresar comprobantes de suscripción de acciones cuando un socios es ingresado al sistema o bien cuando incorpora un nuevo servicio.
Es en este modulo llevaremos el registro de socios mediante el ingreso de la persona como Socio de la Cooperativa con todos sus datos personales como así también el registro mes a mes de su cuenta de capital suscripto e integrado, presentación de Libro de asociados (reglamentado por el INAES (Instituto Nacional de Asociativismos y Economía Social según Resoluciones N° 5586/2012, 5587/2012 y 5588/2012) y distribución de excedente según la utilidad de los servicios, proceso de retorno de capital, listado de datos y saldos para la participación del socio en las asambleas.
La cuenta de la persona como socio de la Cooperativa estará unida con la cuenta/s de usuario de los servicios de las cuales puede tener una o varias esto es bien aclarado porque el sistema se maneja con la modalidad Socio/Usuario.
Gestión IVA es un módulo encargado de administrar toda la información derivada de los procesos de facturación y cobranzas para el pago del IVA, hacer declaración jurada, emitir libro de IVA, exportación a SICORE, registro único de comprobantes, etc. Toda esta información queda almacenada históricamente por empresa y períodos de liquidación.
Recepción del reclamo en forma directa con el usuario o por ingreso del mismo en la página Web quedando plasmado en una Nota de Reclamo abierta para ser procesado por los encargados de la parte técnica de cada uno de los servicios. Los encargados son informado en forma inmediata por medio de un SMS que se dispara automáticamente desde un celular conectado al sistema una vez grabado el reclamo.
Una vez solucionado el problema señalado en la Nota de Reclamo esta será completada y revisada para dar cerrada la operación, esto genera una relación directa con el sistema de stock de almacenes ya que en dicha nota se ingresan los productos que fueron utilizados y a su vez la causa del reclamo es codificado de modo que podamos llevar una estadística de problemas más frecuentes y críticos de cada servicio a los efectos de mejorar la calidad del servicio.
Una vez instalado y configurado el sistema se instala una página WEB que brinda un servicio indispensable para al usuario que desea realizar consultas de consumos, deuda, emitirse el comprobante de facturación, controlar el ingreso de sus pagos o realizar reclamos que tendrán el mismo efecto que una Nota de Reclamo hecha en la empresa en forma personal.
Es una interesante forma de interactuar desde su PC en su domicilio o en cualquier lugar que se encuentre con la Cooperativa.
También se incluye una página Web para el uso exclusivo del personal ejecutivo de la Cooperativa para poder trabajar en puntos específicos del sistema como ingreso de estados, solicitud de información, estadísticas u otros procesos del sistema.
Todos estos módulos es donde se configuran tarifas, categorías y conceptos de liquidación, puestos de facturación para realizar la facturación mensual de los servicios públicos, mismos pueden ser facturados en forma separada o creando grupos de facturación el cual une la liquidación de varios servicios, del mismo modo que se agrupan se pueden desagrupar cundo se crea necesario.
Es oportuno especificar que la Cooperativa puede realizar la generación o creación de un nuevo servicio parametrizable con sus respectivas categorías, tarifas y códigos de facturación para su liquidación mensual o bimestral.
Consumos relevantes: Proceso mensual que genera en archivo la información de consumos en cantidad y montos según lo establece la AFIP para cargar en su aplicativo.
Factura electrónica: Procesa en lote la facturación de un servicio y lo envía a la AFIP para la incorporación de el número de CAE.
Régimen electrónica de duplicados: Régimen especial de emisión y almacenamiento de duplicados electrónicos de comprobantes y de registración de operaciones. RG AFIP N° 1361
Régimen electrónico de comprobantes emitidos: El duplicado del comprobante electrónico, emitido por los Responsables Inscriptos en IVA (sistema RECE) que opten por emitir sus comprobantes originales electrónicamente en línea, podrá quedar almacenado electrónicamente, a tal fin se pondrá a disposición en "e-Ventanilla" el archivo conteniendo los datos del duplicado de los comprobantes emitidos y de la registración de los mismos.
Envió de información (Sistema Georeferenciado): Información enviada a la Secretaria de Energía de la Nación para la Creación de una base de datos geográfica con usuarios residenciales eléctricos y desarrollo de un Sistema de Información Geográfica con funcionalidad adecuada para la toma de decisiones.
Envió de facturación mensual a entidades de cobro: Se realiza el envío de las facturas mensuales en archivo texto o se configura un código de barras para las distintas entidades de cobro como Banelco, Red Link, Cobro Expres, Rapipago, Bancos, etc.
Recepción de cobranza mensual enviada por entidades de cobro: Se realiza el ingreso de cobranza de las facturas mensuales en archivo texto pagado en las distintas entidades de cobro.